Excel или система планирования проектов: когда таблицы перестают справляться

Excel — хороший инструмент для первого плана проекта. Он знаком большинству пользователей, позволяет быстро собрать структуру работ, добавить даты, ответственных и получить понятную таблицу без внедрения новой системы.

Поэтому переходить на специализированный планировщик только потому, что «проекты нужно вести в специальной программе», обычно нет смысла.

Проблема начинается позже. В таблице появляются формулы, несколько листов, цветовые обозначения конфликтов, отдельный файл с отпусками сотрудников, сводный лист по портфелю и ручная процедура пересчёта дат после каждого изменения.

В этот момент Excel всё ещё может работать, но фактически организация уже строит собственную систему планирования внутри таблицы.

Разберём, когда это нормально, а когда стоимость ручной поддержки начинает превышать пользу от простоты Excel.

Когда Excel достаточен

Для небольшого проекта отдельная система действительно может быть избыточной.

Excel обычно хорошо справляется, если:

• проект один;
• этапов немного;
• зависимости простые;
• ресурсы редко пересекаются;
• план меняется нечасто;
• достаточно ручного обновления;
• график поддерживает один человек.

Например, проект состоит из восьми крупных этапов:

Если такой план корректируется раз в неделю и нет конкуренции за сотрудников с другими проектами, таблица может быть вполне рациональным выбором.

Даже диаграмму Ганта для простого проекта можно построить в таблице. Пока даты стабильны и взаимосвязей немного, это не проблема.

Поэтому полезнее спрашивать не «сколько строк в нашем Excel?», а «сколько правил приходится поддерживать вручную?».

Первый сигнал — общие ресурсы

Сложность резко возрастает, когда появляется второй проект с теми же сотрудниками.

Предположим, есть два отдельных файла.

Проект А:

Проект Б:

Каждый файл по отдельности выглядит логично. Но один и тот же дизайнер занят одновременно с 10 по 16 сентября, а разработчик — с 25 по 30 сентября.

Чтобы увидеть это в Excel, появляется дополнительная задача: собрать назначения из обоих проектов в одно место.

Например, создаётся отдельный лист:

Потом появляется третий проект. Затем четвёртый.

Теперь уже нужно:

• собирать назначения из нескольких файлов;
• синхронизировать сотрудников;
• следить за одинаковым написанием имён;
• искать пересечения дат;
• учитывать частичную загрузку;
• учитывать отпуска;
• обновлять сводную таблицу после изменения каждого проекта.

С этого момента таблица одного проекта уже не содержит всех данных, необходимых для расчёта его срока.

Подробнее: как планировать несколько проектов одновременно.

Второй сигнал — пересчёты

Следующий показатель — сколько ручных действий требуется после одного изменения.

Допустим, календарный план выглядит так:

Затем дизайнер сообщает, что работа закончится не 18-го, а 22 сентября.

В простом Excel-плане руководитель может вручную:

1. изменить окончание дизайна;
2. сдвинуть начало разработки;
3. посчитать новое окончание разработки;
4. передвинуть тестирование;
5. изменить запуск;
6. проверить, нет ли отпусков;
7. проверить, свободны ли исполнители в новых периодах;
8. обновить сводный план портфеля.

Одно изменение приводит к цепочке действий.

Формулы могут автоматизировать часть расчёта. Но постепенно сама таблица становится сложнее:

• формулы рабочих дней;
• ссылки между листами;
• условное форматирование;
• таблицы отпусков;
• макросы;
• справочники сотрудников;
• формулы загрузки.

Особенно заметна проблема при зависимостях.

В расчётной модели правило выглядит так:

Это правило хранится один раз.

Если же в Excel сохранены только конкретные даты, взаимосвязь может существовать лишь в голове руководителя.

Подробнее: как строится календарный план из зависимостей и рабочих календарей.

Третий сигнал — история решений

Таблица легко редактируется. Это одновременно преимущество и недостаток.

Предположим, исходная дата запуска была 12 октября. После нескольких изменений файл теперь показывает 23 октября.

Через месяц руководство спрашивает: почему срок изменился на 11 дней?

Если старые значения просто заменялись новыми, восстановить цепочку причин бывает трудно.

Можно хранить копии файлов:

• plan_v1.xlsx;
• plan_new.xlsx;
• plan_final.xlsx;
• plan_final2.xlsx;
• plan_approved.xlsx.

Но чем активнее меняется проект, тем сложнее понимать, какая версия была согласована и чем конкретно она отличается от текущей.

Более структурированный подход разделяет:

Например:

Тогда можно обсудить изменение до того, как оно уничтожит старую картину.

Не мигрируйте ради моды

Наличие перечисленных проблем ещё не означает, что нужно немедленно внедрять новый продукт.

Переход тоже имеет стоимость:

• нужно освоить систему;
• перенести данные;
• определить новые правила работы;
• распределить права;
• согласовать ответственность за актуальность плана.

Поэтому решение лучше принимать по реальной стоимости текущего процесса.

Excel, скорее всего, достаточно, если

• у вас один или несколько простых независимых проектов;
• общих сотрудников мало;
• сроки меняются редко;
• пересчёт занимает несколько минут;
• историю решений хранить не требуется;
• планом занимается один человек;
• ошибка синхронизации не создаёт существенного риска.

Стоит присмотреться к планировщику, если

• проекты используют одних и тех же сотрудников;
• для портфеля существует отдельный сводный Excel;
• отпуск нужно вручную учитывать в нескольких проектах;
• сдвиг этапа заставляет менять множество дат;
• часто возникают расхождения между версиями файлов;
• несколько руководителей должны видеть актуальный план;
• нужно сравнивать сценарии;
• важно объяснять происхождение даты.

Шкала зрелости

Граница между уровнями не абсолютна. Хорошо настроенный Excel способен обслуживать довольно сложный процесс.

Но полезно замечать момент, когда организация уже фактически разработала собственный планировщик — только из листов, формул и ручных инструкций.

Посчитайте стоимость ручного процесса

Перед миграцией можно провести простой эксперимент в течение месяца.

Фиксируйте:

• сколько времени занимает обновление планов;
• сколько времени уходит на свод нескольких проектов;
• как часто приходится исправлять даты вручную;
• сколько возникает конфликтов сотрудников;
• сколько версий файлов приходится поддерживать;
• как долго готовится ответ на вопрос «что будет, если добавить новый проект?».

Если эти операции редки и занимают мало времени, Excel работает нормально.

Если руководители каждую неделю тратят часы на синхронизацию одних и тех же данных, появляется понятное основание автоматизировать процесс.

Excel и КОРДО

Это не означает, что одна колонка всегда лучше другой. Excel остаётся универсальнее как свободная таблица. КОРДО, наоборот, сознательно ограничивает структуру ради конкретной задачи — календарного и ресурсного планирования.

Короткий чек-лист перед переходом

• определите, какую проблему должен решить новый инструмент;
• не переносите все Excel-процессы автоматически;
• выделите крупные этапы проекта;
• определите зависимости;
• найдите общих сотрудников нескольких проектов;
• зафиксируйте рабочие календари и отсутствия;
• проверьте, сколько ручных пересчётов исчезает;
• не меняйте существующий таск-трекер без необходимости;
• сначала попробуйте новый подход на одном-двух реальных проектах.

Что делать дальше

Не начинайте с миграции всех таблиц. Выберите два реальных проекта, в которых участвует хотя бы один общий сотрудник.

Сначала оставьте исходные Excel-файлы как есть. Затем создайте верхнеуровневую модель тех же проектов в планировщике: крупные этапы, зависимости, сотрудники и календари.

После этого внесите одно реальное изменение — например, отпуск сотрудника или увеличение длительности этапа — и сравните, сколько действий требуется для получения нового результата в обоих подходах.

Если специализированная система не делает этот процесс проще и понятнее, переход не имеет смысла. Если же ручная синхронизация исчезает, появляется конкретная практическая причина отказаться от части Excel-процесса.

КОРДО сейчас доступен бесплатно, поэтому такой эксперимент можно провести параллельно с существующими таблицами, ничего не мигрируя окончательно.

Попробовать КОРДО бесплатно →

По теме