У проекта может быть подробный список работ и даже красивая диаграмма Ганта, но это ещё не означает, что его сроки реалистичны. Чтобы получить рабочий календарный план, нужно объяснить происхождение каждой значимой даты: почему работа начинается именно в этот день, что мешает начать её раньше и какие условия определяют дату окончания.
Это особенно важно для проектов, где одни и те же сотрудники участвуют сразу в нескольких инициативах. В таком случае дата зависит не только от длительности самой работы, но и от того, когда нужный специалист действительно сможет ею заняться.
Разберём, из чего состоит календарный план и как построить его так, чтобы изменение исходных условий приводило к понятному пересчёту, а не к ручному исправлению десятков ячеек.
Что входит в календарный план
Минимальная модель проекта должна содержать больше данных, чем просто дату начала и дату окончания.
Для расчёта обычно нужны:
- этапы или работы проекта;
- длительность либо трудоёмкость работ;
- зависимости между ними;
- назначенные ресурсы;
- рабочие календари;
- отсутствия и другие интервалы недоступности;
- при необходимости — ограничения и зафиксированные даты.
Рассмотрим небольшой проект запуска нового сайта:
| Этап | Рабочая длительность | Исполнитель |
|---|---|---|
| Уточнение требований | 4 дня | Руководитель проекта |
| Прототип | 4 дня | Дизайнер |
| Дизайн | 6 дней | Дизайнер |
| Разработка | 10 дней | Разработчик |
| Наполнение | 5 дней | Контент-менеджер |
| Тестирование | 4 дня | Тестировщик |
| Запуск | 1 день | Руководитель проекта |
Даже эта таблица ещё не является календарным планом. В ней нет ответа на вопрос, какие работы могут выполняться одновременно и какие обязаны ждать завершения предыдущих.
Поэтому следующий слой модели — зависимости.
| Работа | Что должно быть готово до начала |
|---|---|
| Уточнение требований | — |
| Прототип | Требования |
| Дизайн | Прототип |
| Разработка | Дизайн |
| Наполнение | Основные шаблоны сайта |
| Тестирование | Разработка и наполнение |
| Запуск | Тестирование |
Теперь уже можно определить логическую последовательность. Но календарных дат всё ещё нет: сначала необходимо понять, какое время является рабочим.
Почему интервал — ещё не план
Распространённый способ планирования — написать: «разработка с 10 по 23 сентября». Такой интервал выглядит конкретно, но почти ничего не объясняет.
Остаются вопросы:
- почему работа должна начаться именно 10 сентября;
- почему она длится именно до 23-го;
- что произойдёт, если предшественник закончится на два дня позже;
- что произойдёт, если разработчик будет недоступен;
- сдвинется ли следующий этап автоматически.
Если ответы существуют только в голове руководителя проекта, то фактически рассчитывает график не система, а человек.
Например, работа занимает пять рабочих дней. Это не значит, что к её началу нужно просто прибавить пять календарных суток. Выходные не являются рабочим временем, а отпуск исполнителя может сделать календарный интервал ещё длиннее.
Из-за этого две работы одинаковой трудоёмкости могут иметь совершенно разную календарную продолжительность.
Рабочие и календарные дни
Календарь определяет, в какие моменты ресурс вообще может выполнять работу.
В простейшем случае это пятидневная рабочая неделя. Но в реальном портфеле возникают дополнительные ограничения:
- официальные нерабочие дни;
- отпуска;
- командировки;
- индивидуальный график;
- частичная занятость;
- периоды работы сотрудника в других проектах.
Важно разделять объём работы и календарную длительность.
Предположим, этап требует пяти рабочих дней специалиста. Если сотрудник доступен непрерывно, работа займёт одну рабочую неделю. Если между вторым и третьим рабочим днём начинается трёхдневный период отсутствия, объём работы не изменится — по-прежнему требуется пять рабочих дней. Но дата окончания станет позже.
| Показатель | Без отсутствия | С отсутствием |
|---|---|---|
| Трудоёмкость | 5 рабочих дней | 5 рабочих дней |
| Недоступность сотрудника | Нет | 3 дня |
| Объём работы | Не меняется | Не меняется |
| Календарная дата окончания | Раньше | Позже |
Это принципиальное различие. Не нужно уменьшать или увеличивать оценку работы из-за отпуска. Отпуск меняет доступность ресурса, а не объём результата, который ему предстоит выполнить.
Подробнее эта ситуация разобрана в статье «Как учитывать отпуска и отсутствия сотрудников в плане проекта».
Если нужно быстро сравнить календарный интервал и количество рабочих дней, можно использовать наш калькулятор рабочих дней.
Последовательность расчёта
Когда структура проекта, зависимости и календари определены, календарный план можно рассчитывать последовательно.
1. Определяем доступный старт первой работы
Если у проекта есть заданная дата начала, первая работа может стартовать не раньше неё. При этом сама дата должна попадать в доступное рабочее время назначенного ресурса.
2. Рассчитываем рабочее время
Длительность работы распределяется только по тем интервалам, когда исполнитель доступен. Выходные и известные отсутствия пропускаются.
3. Рассчитываем зависимые работы
Следующий этап получает раннюю возможную дату из зависимости. Например, при обычной связи «окончание — начало» он не может начаться раньше завершения предшественника.
4. Проверяем доступность следующего ресурса
Даже если зависимость разрешает начать работу во вторник, назначенный специалист может быть занят до четверга. Тогда фактический доступный старт будет в четверг.
5. Повторяем расчёт по сети проекта
Так постепенно появляется календарный график всего проекта.
доступный старт + зависимости + доступность ресурса + рабочий календарь + рабочая длительность = расчётная дата окончания.
Именно здесь проявляется отличие календарного планирования от ручного ведения дат. При изменении одного ограничения пересчитывается зависимая будущая часть графика.
Например, если дизайн заканчивается на три рабочих дня позже, разработка получает новый ранний старт. Если разработчик при этом уже обещан другому проекту, сдвиг может оказаться ещё больше.
Поэтому проекты с общими сотрудниками полезно рассчитывать не изолированно, а в рамках общего портфеля.
Подробнее: как планировать несколько проектов одновременно, если сотрудники общие.
Как обновлять календарный план
Даже идеально рассчитанный первоначальный график со временем изменится. Задача хорошего планирования — не сохранить первоначальные даты любой ценой, а сохранить понятную модель причин и последствий.
Предположим, работа по разработке первоначально оценена в 10 рабочих дней. После начала исполнитель понимает, что потребуется 14.
Плохой вариант:
- вручную изменить дату окончания разработки;
- вручную передвинуть тестирование;
- вручную передвинуть запуск;
- не зафиксировать причину изменения.
Более управляемый вариант:
- обновить исходное условие — оценку работы;
- рассчитать новый сценарий;
- увидеть новую дату проекта и связанные ресурсные конфликты;
- принять управленческое решение;
- зафиксировать новую согласованную версию плана.
При таком подходе руководитель может объяснить изменение срока: не просто «проект уехал на неделю», а «оценка разработки выросла на четыре рабочих дня и заняла период, в котором разработчик уже был назначен на другой проект».
Это особенно важно на уровне портфеля. Локальное изменение одного проекта может повлиять на даты совершенно другого проекта через общий ресурс.
Что стоит проверять после каждого существенного изменения
- новую дату окончания проекта;
- работы, которые сдвинулись вслед за изменением;
- новые конфликты ресурсов;
- пересечение с отпусками и отсутствиями;
- влияние на следующие проекты;
- необходимость изменить приоритет или состав ресурсов.
Короткий чек-лист календарного плана
- этапы имеют рабочую длительность или трудоёмкость;
- между работами определены реальные зависимости;
- для ключевых работ назначены ресурсы;
- используются рабочие, а не календарные дни;
- учитываются известные отсутствия;
- даты получаются из расчёта;
- изменение предшественника пересчитывает зависимые работы;
- проверяется загрузка сотрудников между проектами;
- значимые изменения можно сравнить с предыдущим планом.
Что делать дальше
Для проверки собственного плана возьмите один небольшой реальный проект. Не переносите в него сотни операционных задач. Достаточно выделить крупные этапы, определить зависимости, назначить ключевых сотрудников и указать рабочую длительность.
Затем сравните рассчитанную дату окончания с той датой, которая сейчас существует в вашем Excel, презентации или договорённостях. Если они отличаются, выясните причину. Именно в этом обычно и находится главная ценность календарного расчёта.
КОРДО предназначен для такого календарного и ресурсного планирования. Он рассчитывает контур проекта и портфеля, не пытаясь заменить таск-трекер, в котором команда ведёт ежедневную работу.